Człowieku, komunikuj się!
Nie inaczej jest w pracy, także tam to, co najbardziej istotne dla naszej pozycji, statusu i kariery w firmie, wykuwamy w toku interpersonalnych interakcji. W niektórych zawodach (np. sprzedawca, pracownik PR) od skutecznej komunikacji zależą nie tylko sukcesy i awanse wewnątrz struktury przedsiębiorstwa, lecz także skuteczność w osiąganiu codziennych, zawodowych celów. Skoro od komunikowania tak wiele zależy przeanalizujmy jak komunikować się skutecznie, tzn. jak poprzez komunikację osiągać własne cele, jak udoskonalać swoje kompetencje komunikacyjne.
Myśl
To pierwszy i najważniejszy etap każdego procesu komunikacyjnego. Całą sytuacją komunikacyjną musisz najpierw przemyśleć. Określić co Ty chcesz osiągnąć dzięki niej, co chce osiągnąć Twój interlokutor. Znając te dwa cele musisz wybrać określoną strategię, która doprowadzi do osiągnięcia: obu tych celów, wspólnego kompromisu tj. obopólnego zmniejszenia oczekiwań, choć jednego (najczęściej twojego) celu.
Oczywiście najlepiej jest komunikować się tak by wszyscy uczestnicy realizowali swe cele w 100 proc., jednak bardzo rzadko jest to możliwe. Analizując daną sytuację musisz wziąć również pod uwagę status społeczny swój i swojego rozmówcy oraz relacje, jakie między wami panują. Bez tego pewne strategie komunikacyjne mogą być nieskuteczne traktowanie przełożonego jak swojego kumpla przez pracownika niższego szczebla na pewno nie ułatwi komunikacji…
Oczywiście nie możesz przestawać myśleć również już trakcie rozmowy. Musisz przyjmować, analizować argumenty drugiej strony, wczuwać się w jej sytuację i emocje (empatia).Twoje komunikowanie będzie skuteczne, jeśli szybko będziesz dostosowywał się do zmian, jakie zachodzą ciągle w trakcie każdej rozmowy.
Słuchaj
Aby skutecznie się komunikować należy być uważnym, skupionym nie tylko na własnych celach, ale również na partnerze rozmowy. Bez zwrócenia uwagi na to co, jak i dlaczego próbuje zakomunikować nam druga osoba, efekty naszej komunikowania będą naprawdę mizerne.
Komunikowanie można podzielić na werbalne i niewerbalne. Dlatego w trakcie rozmowy zwracać należy uwagę nie tylko na wypowiadane słowa, lecz również na gesty, mimikę czy intonację, tylko dzięki takiemu kompleksowemu podejściu, kompleksowemu słuchaniu i patrzeniu, będziemy mogli nadać właściwe znaczenie temu, co chce nam zakomunikować nasz rozmówca. W sytuacjach zawodowych najlepiej słuchać i patrzeć na… wszystkie zachowania współpracowników i klientów.
Słuchaj aktywnie i empatycznie, nie staraj się uśmiechać i udawać, że uczestniczysz w rozmowie, jeśli w rzeczywistości myślisz o czymś zupełnie innym. Słuchanie aktywne oznacza, że masz z mówiącym kontakt wzrokowy, otwartą mowę ciała, zadajesz pytania drążące głębiej temat, potakujesz od czasu do czasu. Słuchanie empatyczne oznacza, że słuchasz nie tylko wypowiadanych słów, ale tego, co może mieć dana osoba na myśli (może nie jest tak komunikatywna by precyzyjnie się wyrazić?), jakie ma w związku z tematem wrażenia, odczucia, emocje, jakie jest jej nastawienie do tematu?
Mów
Skupienie na drugiej osobie i jej zachowaniach to dopiero połowa sukcesu, to tylko klucz do zrozumienia czego chce od nas druga osoba. Zdecydowanie ważniejszą kwestią, dla osiągnięcia przez Ciebie pożądanych wyników procesie komunikowania, jest to jak i co mówisz. Oto kilka praktycznych porad przydatnych dla każdego komunikującego się w pracy: - Zastanów się zawsze, jakie skutki będzie niosła Twoja odpowiedź na pytanie. Odpowiadaj zgodnie z prawdą, pamiętaj by nie urazić czy zniechęcić rozmówcy.
Staraj się dostosować swoje słownictwo do poziomu intelektualnego swojego rozmówcy.
- Mów tylko wówczas, gdy odbiorca jest przygotowany na Twój przekaz, gdy nic go nie rozprasza, nie jest niczym innym zajęty.
- Staraj się oddzielić swoją wypowiedź od własnych emocji, stresów a także od swojego nastawienia do drugiej osoby (negatywnego lub pozytywnego).
- Pamiętaj, że choć konstruktywna krytyka to nieoceniony prezent, ludzie często przyjmują ją jako nieuprawniony i za daleko posunięty atak na własną osobę. Dlatego każdą krytyczną wypowiedź przemyśl i skonstruuj w jak najbardziej wyważony sposób. Krytykuj zawsze w cztery oczy, unikaj krytyki „za plecami” zainteresowanego.
- Jeśli sugerujesz zmiany, nie musisz mówić ich wprost. Lepiej poprowadź rozmowę tak, by właściwymi pytaniami doprowadzić drugą osobę do wniosku, który chciałeś jej zasugerować. Przyjmie ona wtedy ten wniosek jako swój własny pomysł, będzie więc miała znacznie większą motywację do jego realizacji.
- Używaj przykładów, statystyk analogii i dowodów – to wszystko dobrze zilustruje Twoją wypowiedź, uprawdopodobni ją i sprawi, że będzie lepiej zrozumiana.
Używaj nie tylko słów
Naukowe badania dowodzą, że zrozumienie wypowiedzi i uznanie jej za słuszną aż w ponad 60 proc. zależy nie od słów, ale od ich niewerbalnej otoczki. Na komunikowanie niewerbalne składa się szereg elementów. Te, które możesz wykorzystać w pracy zawodowej to:
- Kinezyka, czyli wszelkie ruchy ludzkiego ciała (gesty, mimika). Staraj się by Twoje ruchy współgrały z treścią i formą wypowiedzi, zbyt nerwowa gestykulacja, czy ziewanie to wszystko zapewne będzie rozpraszać Twojego rozmówcę.
- Proksemika, czyli wszelkie relacje przestrzenne (dystans interpersonalny, usytuowanie w pomieszczeniach itp.). Musisz odnaleźć właściwy dystans do interlokutora zbytnia bliskość będzie powodować naruszenie sfery prywatności (dystans intymny <45 cm), zbyt duża odległość spowoduje stworzenie bariery komunikacyjnej(dystans publiczny >3m). Właściwy dystans wynika relacji społecznych miedzy rozmówcami. Równie istotną sprawą jest aranżacja przestrzeni komunikacyjnej, w pracy zwykle mamy do czynienia z warunkami biurowymi. Staraj się więc nie odgradzać od rozmówcy biurkiem, czy ekranem komputera. Przyjmuj swoich gości i klientów nie jak petentów, lecz jak znajomych siadając dość blisko i raczej obok niż naprzeciwko.
- Parajezyk, czyli wszelkie wokalne aspekty słownych wypowiedzi (ton, głośność, wyrazistość głosu, wykrzykniki, westchnienia itp.).Wykorzystuj cechy swojego głosu do tego by ułatwić komunikację: nie krzycz i nie szepcz, staraj się mówić wyraźnie itd. Natomiast wszelkich pozasłownych dźwięków: wykrzykników, westchnień, używaj by okazać swemu rozmówcy zainteresowanie oraz w celu podkreślania najistotniejszych punktów Twojej wypowiedzi.
Pamiętaj, że niewerbalnie komunikują się również Twoi rozmówcy, zwracaj na to uwagę i analizuj to. Jednak uważaj z przecenianiem zdobytych w ten sposób informacji – komunikowanie niewerbalne to złożony konglomerat zachowań pominięcie, któregoś z nich może zasugerować nam fałszywe wnioski. To, że ktoś odsuwa się od Ciebie w trakcie rozmowy może świadczyć o tym, że naruszyłeś jego strefę intymną, może być wyrazem jego niechęci do Ciebie lub może świadczyć o tym, że… powinieneś odwiedzić dentystę.
Skutecznie i świadomie się komunikując z pewnością osiągniemy więcej założonych celów i zrealizujemy je szybciej. Komunikacja jednak to silna broń – pamiętajmy, by wykorzystywać ją w sposób etyczny. Manipulacja, kłamstwo i niedopowiedzenia mogą być skuteczne na krótką metę, lecz w dłuższej perspektywie spowodują, że ludzie stracą do nas zaufanie – wtedy ciężko będzie nam osiągnąć jakikolwiek cel. Oszukany klient nic już od nas nie kupi, zmanipulowany współpracownik zablokuje nasz dalszy awans itd. Komunikacyjnej broni korzystajmy więc roztropnie.
poleca:
