Stanowisko Asystentki przepustką do roli Office Managera

Jeszcze niedawno praca asystentki utożsamiana była z odbieraniem telefonu, parzeniem kawy i raczej mglistymi perspektywami rozwoju zawodowego. Dzisiaj stanowiska asystenckie wymagają odpowiedzialności, doskonałej organizacji i znajomości języków obcych. Coraz częściej to tylko pierwszy krok na ścieżce kariery. „Następnym może być praca Office Managera” – przekonuje Julia Dobrowolska, ekspert specjalizujący się w rekrutacjach na stanowiska asystenckie w ramach Page Personnel, firmy doradztwa personalnego.

Kim jest Office Manager? To osoba odpowiedzialna za kompleksowe zarządzanie administracją firmy. Zakres jej obowiązków jest niezwykle szeroki (to temat na oddzielny artykuł). Obejmuje m.in. zarządzanie powierzchnią biurową, opiekę nad flotą samochodową i telefoniczną, kontakty z dostawcami zewnętrznymi. Rekrutuje także pracowników biurowych niższego szczebla i nadzoruje ich pracę. „Zadania Office Managera obejmują dużo większy zakres niż np. Asystentki Biura, która zwykle nie podejmuje strategicznych decyzji związanych z budżetem administracyjnym oraz nie zarządza zespołem” – zauważa Julia Dobrowolska.

Większa odpowiedzialność to wyższa pensja – Office Manager może liczyć na wynagrodzenie rzędu 6 tysięcy złotych brutto. Taka jest mediana zarobków kierowników biura według badania wynagrodzeń w administracji biurowej organizowanego przez Page Personnel. Górna granica zarobków Office managerów to 16 tysięcy złotych! Jak zdobyć takie stanowisko.

Julia Dobrowolska uważa, że ścieżka zawodowa prowadząca do roli Office Managera może być łatwiejsza w przypadku, gdy zostanie rozpoczęta od stanowiska Asystentki Biura niż od stanowiska Asystentki Zarządu. Osoby, których praca związana jest bardziej ze wspieraniem zarządu, niż z administracyjnym zarządzeniem biurem nie stoją jednak na straconej pozycji. ”W takich sytuacjach warto z własnej inicjatywy angażować się w działania związane z tym obszarem. Nie warto czekać aż nowe możliwości „spadną nam z nieba” – przekonuje. „Co więcej, część prestiżowych organizacji łączy role Office Managera i Asystentki Zarządu i od kandydata oczekuje doświadczenia w pełnieniu obu tych funkcji” – zauważa ekspert Page Personnel.

Jakie umiejętności należy posiadać? Niezależnie od wcześniej wykonywanego stanowiska, przy ubieganiu się o pracę Office Managera należy wykazać się doświadczeniem w zarządzaniu powierzchnią biurową (np. koordynacja przebudowy bądź przeprowadzki), czy flotą samochodową. Niektóre firmy mogą zapytać o doświadczenie w zarządzaniu niewielkim zespołem. W każdym przypadku niezbędna jest znajomość języka angielskiego. Konieczne są również tzw. kompetencje miękkie. „Najbardziej pożądane cechy to umiejętności negocjacyjne, menadżerskie i organizacyjne. Kierownik biura powinien być też osobą asertywną i dynamiczną, doskonale zarządzającą czasem i posiadającą wysokie zdolności interpersonalne” – wylicza Julia Dobrowolska.

Kompetencje i doświadczenie zawodowe wspiera odpowiednie wykształcenie kandydata. W Polsce dostępnych jest wiele różnorodnych kursów i szkoleń, które mogą być przydatne zarówno dla osób ubiegających się o stanowisko Office Managera, jak i tych, które już je zajmują. Należą do nich szkolenia takie, jak: zarządzanie czasem, asertywność, zarządzanie zespołem oraz zarządzanie projektami. Szkolenia ze znajomości programów biurowych typu Excel, Power Point, a także szkolenia językowe. W Warszawie działa Zespół Szkół Stenotypii i Języków Obcych, w którym wykładane są przedmioty administracyjne. Istnieją też studia podyplomowe o kierunku „Office Manager” prowadzone np. przez Gdańską Fundację Kształcenia Menedżerów.