Dobra organizacja pracy to podstawa

Wyrzuć śmieci ze swojego biurka

Miej zawsze porządek na biurku. Stwórz trzy katalogi do wyrzucenia, przechować i aktualnie potrzebne. Menu z restauracji, która od roku jest już zamknięta? Wyrzuć! Raport budżetowy za rok 2009? Przechowaj, ale tylko jedną kopię. Wydruk prezentacji, którą przedstawiasz w ten piątek? Zatrzymaj przy sobie. Jak urządzić biuro?

Przechowuj, przechowuj i jeszcze raz przechowuj

Zwalcz pokusę bycia perfekcjonistą, jeśli chodzi o przechowywanie starych dokumentów, bo sama się zagubisz w ilości papierów. Stwórz system porządkujący wszystkie materiały w sposób, który ma sens dla Ciebie.

Na przykład, wszystko co ma związek z walnym zgromadzeniem można włożyć do oznaczonego plastikowego pudełka. Następnie wspólnie z przełożonym porozmawiajcie o miejscu, gdzie można je przechować. Rozważcie możliwość przechowania materiałów poza biurem.

Uporaj się z bieżącymi sprawami

Kieruj się swoimi preferencjami porządkując materiały i dokumenty. Kiedy zakończysz projekt, przejrzyj dokumenty i wyrzuć wszystko, co nie jest już ważne. Następnie przechowaj teczkę zawierającą tylko najważniejsze materiały i włóż ją w odpowiednie miejsce.

Utrzymaj swoje biurko w czystości

Teraz blat Twojego biurka powinien być już widoczny.
Jedynym sposobem, aby uniknąć piętrzenia się dokumentów wokół Ciebie, jest przestrzeganie zasady robienia porządku na biurku regularnie. Wyrzucaj dokumenty już niepotrzebne, segreguj dokumenty, nad którymi pracujesz i przechowuj do momentu zakończenia sprawy. Sprawdza się to również w przypadku skrzynki mailowej. Odpowiadaj od razu lub przenoś maile przychodzące do odpowiednich katalogów.

Mądrze korzystaj z technologii

Rób skrupulatne notatki. Postaraj się zapisywać numery telefonów oraz inne często używane dane w komputerze i/albo w telefonie komórkowym.

Dostępne online organizery, z których możesz korzystać w swoim komputerze czy telefonie, pomogą Ci w planowaniu pracy i zarządzaniu Twoim czasem. Korzystając z nowoczesnych technologii będziesz otrzymywać przypomnienia o terminach spotkań lub realizacji projektów. Może minąć trochę czasu zanim przyzwyczaisz się do nich i bez problemów będziesz z nich korzystać. Z czasem jednak docenisz ich użyteczność i oszczędność czasu.